Làm thế nào để có một kỳ thực tập thành công?

Xây dựng chương trình thực tập thành công đem đến cho các bạn thực tập sinh kho tàng kinh nghiệm thực tế, cũng như mang lại nhiều nhân tài cho công ty chủ quản chương trình.

Tóm tắt

• Chương trình thực tập giúp công ty thu hút nhân tài mới, đồng thời cập nhật các xu hướng và công nghệ mới nổi

• Công ty luôn cần hỗ trợ và hướng dẫn sinh viên trong suốt kỳ thực tập, từ đó hưởng lợi tối đa khả năng của thực tập sinh

• Kinh nghiệm thực chiến mà thực tập sinh học được trong quá trình đào tạo rất hữu ích khi các bạn bắt đầu con đường sự nghiệp.

Khi Kevin Systrom còn là sinh viên năm cuối tại Đại học Stanford, quyết định thực tập tại công ty khởi nghiệp sản xuất podcast Odeo, công ty về sau trở thành Twitter, là một trong những quyết định quan trọng nhất trong sự nghiệp của ông.

Tại Odeo, Systrom đã quen và trở thành bạn tốt với kỹ sư Jack Dorsey. Tình bạn của hai người vẫn gắn kết ngay cả khi họ đi theo hai con đường sự nghiệp riêng biệt – Systrom rời công ty đầu quân cho Google, còn Dorsey trở thành CEO của Twitter, ông sau này trở thành nhà đồng sáng lập và CEO của Square.

Nhiều năm sau đó, khi Systrom sáng lập Instagram, Dorsey trở thành một trong những nhà đầu tư đầu tiên và đóng góp trong nhiều quyết định quan trọng của ứng dụng chia sẻ hình ảnh này.

Như trong trường hợp của Systrom, kỹ năng và mối quan hệ mà ông có được trong kỳ thực tập đã tạo nền móng vững chắc cho con đường sự nghiệp thành công sau này của ông, cũng như đem lại cho ông nhiều cơ hội ngoài sức tưởng tượng. Tuy nhiên, các cơ hội lại phụ thuộc phần nhiều vào dạng chương trình thực tập và sự trợ giúp mà các bạn sinh viên nhận được xuyên suốt quá trình thực tập.

Lợi ích cho doanh nghiệp

Jude Lau (FCPA)*, lãnh đạo công ty tư vấn và kế toán HLB Mann Judd, cho rằng để xây dựng một kỳ thực tập thành công thì nguồn tiền đầu tư vào dù cao vẫn là cần thiết, bởi “thành công của kỳ thực tập quyết định sự thành công của khoản tiền đầu tư ban đầu”, và chương trình có thể đem lại nhiều lợi ích hơn thế.

* Thành viên hiệp hội Kế toán Công chứng Hoa Kỳ

Shaun Steenkamp (CPA), đối tác tài chính tại Ngân hàng Quốc gia Australia, cũng đánh giá cao làn gió mới mà một kỳ thực tập có thể đem lại cho môi trường tương đối bảo thủ của lĩnh vực kế toán.

Ông cũng cho hay “Các bạn trẻ mới tốt nghiệp và thực tập sinh đem đến công nghệ, phương pháp và các cách phân tích rất mới và khác biệt”.

Khi mà công nghệ ngày nay ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc học, thì các bạn thực tập sinh có thể dạy nhân viên kỳ cựu một vài kiến thức công nghệ hữu ích.

“Dù còn thiếu kinh nghiệm, các bạn sinh viên mới ra trường đem đến nhiều công cụ và công nghệ mới. Qua việc hướng dẫn nhóm cách sử dụng các công cụ phần mềm đó, các bạn sinh viên giúp cải thiện năng suất làm việc trong tương lai.”

Theo Steenkamp, nhân viên cũng được hưởng lợi trong quá trình đào tạo thực tập sinh, từ đó có thể đem lại cải tiến cho doanh nghiệp.

“Khi có nhân viên đào tạo và truyền đạt kiến thức thực chiến cho thực tập sinh, mọi người có cơ hội chậm nhịp lại, học cách giải thích những công việc mà họ đang làm. Và trong quá trình đánh giá lại công việc đó, họ có thể tìm ra phương pháp xử lý công việc tốt hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn.”

Đem lại sự củng cố vững chắc

Đối với Ivan Au (FCPA), đối tác đảm bảo tại PwC Hồng Kông, thực tập sinh giúp ích rất nhiều trong mùa bận rộn của các công ty kiểm toán, kỳ này lại trùng với kỳ nghỉ hè của sinh viên.

“Kế toán, kiểm toán viên cần thêm nhiều sự giúp đỡ trong mùa bận rộn từ cuối tháng 12 để phục vụ tốt khách hàng cả cũ lẫn mới. Do đó chúng tôi thường tuyển thực tập sinh để phục vụ giai đoạn này, đem đến nguồn nhân lực mới phụ giúp nhân viên công ty.”

Au cũng cho rằng làm việc trong kỳ bận rộn này cũng rất có lợi cho sinh viên khi các bạn được tiếp xúc với môi trường làm việc công sở thực thụ.

“Làm việc trong thời điểm bận rộn đem đến cho sinh viên cơ hội thử sức với các công việc thử thách, giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc, từ đó xác định được mục tiêu và nguyện vọng cho tương lai.”

Sai lầm cần tránh

Đối với công ty của Lau, việc nhận thực tập sinh vào mùa cao điểm cũng đem lại nhiều thách thức khi nhân viên công ty vừa phải đào tạo thực tập sinh trong khi phải giải quyết khối lượng công việc phát sinh thêm từ kỳ thực tập.

Lau nhận định: “Đây thực sự là một tình huống nan giải, và cần được lưu ý để chọn được thời điểm tối ưu. Một yếu tố quan trọng khác chương trình thực tập cần quan tâm đó là đảm bảo thực tập sinh không bị làm việc quá sức, đồng thời được trả lương hợp lý.

Au cho hay: “Cần lưu ý trao đổi rõ ràng mức kỳ vọng với các bạn sinh viên về thời gian cũng như chi trả để các bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn.”

“Khi có một nhân viên đào tạo kinh nghiệm thực chiến cho thực tập sinh, mọi người có cơ hội chậm nhịp lại, học cách giải thích những công việc mà họ đang làm.”

Shaun Steenkamp (CPA), Ngân hàng Quốc gia Australia

Steenkamp đồng tình với nhận định trên “Sinh viên mới ra trường dễ bị chìm trong khối lượng công việc quá tải và chúng tôi muốn tránh điều đó ngay từ ban đầu. Khi các bạn đã có nhiều kinh nghiệm hơn, họ được tham gia quyết định khối lượng công việc họ đảm nhận qua tự đánh giá năng lực của chính mình”.

Về vấn đề tiền lương, Steenkamp cho hay, “Chúng tôi không xem nhẹ giá trị của các bạn sinh viên chỉ vì các bạn đến từ các trường đại học. Mức lương, thay vào đó, dựa trên giá thị trường chung dành cho sinh viên mới tốt nghiệp. ”

Con đường đến việc làm

Steenkamp cho biết, khi lựa chọn sinh viên thực tập, kỹ năng đa dạng là một trong những tiêu chí lựa chọn hàng đầu của công ty, theo sau là trình độ học vấn về thương mại, kinh doanh hoặc kế toán, sự nhạy bén trong kinh doanh và kiến thức công nghệ.

“Hàng năm chúng tôi thường tuyển rất ít các bạn trẻ mới tốt nghiệp, và do đó chúng tôi chọn những người có kinh nghiệm và thành tích học tập phù hợp nhất”.

Au cho biết công ty của ông tận dụng mối quan hệ mật thiết của Hiệp hội Kế toán Công chứng Úc (CPA Australia) với các trường đại học và hội sinh viên để tuyển các bạn đến thực tập.

“Sau đó chúng tôi phỏng vấn và đánh giá trực tuyến các ứng viên từ hồ sơ tổng hợp của CPA Australia” Au nói.

“Qua quá trình phỏng vấn, chúng tôi tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng giao tiếp và tinh thần làm việc nhóm tốt, cũng như có sự nhạy bén trong kinh doanh”.

Đánh giá để tìm ra các tài năng mới thường dựa trên kết quả học tập và phỏng vấn.

Au cho biết, các chương trình thực tập là cơ hội tốt để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả các ứng viên tiềm năng trong một khoảng thời gian ngắn.

“Khi bạn thực tập sinh đã gắn bó với công ty đủ dài và đáp ứng khả năng chúng tôi yêu cầu, công ty có thể mời các bạn về làm việc toàn thời gian sau khi tốt nghiệp.”

Tại Ngân hàng Quốc gia Australia, chúng tôi thường thuê những người có kinh nghiệm vì tính chất phức tạp trong lĩnh vực tài chính của hoạt động doanh nghiệp, Steenkamp cho biết.

Tuy nhiên, nếu thực tập sinh thể hiện được sự nhạy bén trong kinh doanh, thường chỉ một phần ba số sinh viên đạt được điều này, họ sẽ được giữ ở lại làm việc khi chương trình kết thúc.

Đào tạo với lộ trình rõ ràng

Lau tin rằng – khi nhìn vào yếu tố làm nên sự thành công chung của các khóa đào tạo nghề, thực tập hay chương trình nhân vân tập sự, bạn sẽ thấy một lộ trình rõ ràng.

“Để giúp sinh viên thành công, họ cần được hướng dẫn rõ ràng về những việc cần làm và cách làm những công việc đó.”

Tại PwC, công ty tuân theo một lộ trình đã có từ lâu. “Để có một chương trình tốt, cần thiết phải trao đổi trước rõ ràng về phương thức đào tạo, vai trò trách nhiệm, thời gian thực tập, chi trả lương/phí hỗ trợ, và kết quả mong đợi.”

“Công việc của chúng tôi là cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Vì vậy, chúng tôi dành phần lớn thời gian làm việc ngoài văn phòng. Đây thực sự là một phần thú vị của công việc khi thực tập sinh có cơ hội đến nhiều công ty khác nhau, học hỏi cách họ làm việc và trao đổi với quản lý của công ty đó. “

Ivan Au FCPA, PwC Hồng Kông

Còn gì khó chịu hơn khi phải làm một công việc mà không được giải đáp thắc mắc. Vì vậy quá trình đào tạo rất quan trọng để đảm bảo mọi người đi đúng hướng và không lãng phí thời gian mò mẫm công việc.

Au cho biết “Chúng tôi thường tổ chức các buổi đào tạo cho thực tập sinh vào tuần đầu tiên của tháng 1.”

“Sau khi trải qua khóa đào tạo, thực tập sinh sẽ được phân đến để hỗ trợ các đội nhóm khác nhau.”

Steenkamp cũng cho rằng để một chương trình thực tập hoặc quản lý tập sự thành công, đào tạo đúng lúc, kịp thời là rất quan trọng.

“Khi một nhóm các bạn sinh viên tốt nghiệp được phân đến một bộ phận, thì bộ phận đó thường chỉ định một hai người kèm cặp làm việc cùng nhau. Điều này sẽ giúp họ cân bằng được những gì cần học từ những việc đang làm, cũng như thực sự làm việc cùng nhóm.”

Mạng lưới quan hệ tương lai

Các mối quan hệ công việc hay xã giao, thân tình thì đều là một phần quan trọng của chương trình thực tập.

“Công việc của chúng tôi là cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Vì vậy, chúng tôi dành phần lớn thời gian làm việc ngoài văn phòng, ”Au nói.

Đây thực sự là một phần thú vị của công việc khi thực tập sinh có cơ hội đến nhiều công ty khác nhau, học hỏi cách họ làm việc và trao đổi với quản lý các công ty đó.

Au cũng nhấn mạnh sự cần thiết của các mối quan hệ bên lề công việc. “Chúng tôi sắp xếp buổi gặp gỡ giữa các thực tập sinh và thành viên của Hiệp hội Kế toán Công chứng Úc,” ông cho biết.

“Buổi gặp mặt giúp mọi người có cơ hội hiểu nhau hơn, lắng nghe ý kiến, đồng thời giúp hình thành một cộng đồng từ đó [thực tập sinh] có thể hỗ trợ lẫn nhau.”

Cựu thực tập sinh chia sẻ

Kean Hoe Gan (CPA), giám sát viên tại Ngân hàng Negara Malaysia, đã có trải nghiệm đi làm đầu tiên từ kỳ thực tập mùa hè tại EY Malaysia vào năm 2014. Hãy cùng lắng nghe ông chia sẻ về những ưu và khuyết điểm của một kỳ thực tập.

Ưu điểm

Chương trình tổng quan: “Ngay khi tham gia vào ngày đầu tiên, tôi đã được giới thiệu đầy đủ về EY, bao gồm giá trị, văn hóa và quy tắc ứng xử cũng như các lộ trình nghề nghiệp khả dĩ sau khi tốt nghiệp.”

Cố vấn tuyệt vời: “Tôi rất cảm kích khi được làm việc với một đội luôn nhiệt tình giúp đỡ lẫn nhau, lãnh đạo nhóm đã biến kỳ thực tập của chúng tôi thành một trải nghiệm đáng nhớ tuyệt vời. Các anh chị tiền bối cũng cho tôi nhiều bài học quý giá cũng như cơ hội, giúp tôi thành thạo nghề hơn.

Cơ hội kết nối: “Tham gia các buổi giao lưu của sinh viên thực tập và cộng sự mới của công ty là trải nghiệm rất đáng nhớ, vì nhờ đó tôi được cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Nhờ các buổi giao lưu đó, tôi cũng học hỏi được từ những người giàu kinh nghiệm cái nhìn sâu sâu hơn về thị trường.”

Một vài nhược điểm

Phụ thuộc vào tiền bối (seniors): “Tôi thường cảm thấy áy náy mỗi khi phải xin hướng dẫn từ các anh chị, đặc biệt khi họ đang bận rộn với lịch trình công việc dày đặc. Tuy nhiên, tôi may mắn có những người hướng dẫn tuyệt vời, họ luôn tận tâm và kiên nhẫn hướng dẫn tôi trong công việc.”

Thời gian làm việc dài: “Là thực tập sinh, chúng tôi không bắt buộc phải làm việc sau 6 giờ tối tại EY. Thế nhưng nhiều lần, tôi đã ở lại phụ giúp anh chị tiền bối đến tận khuya. Tôi lựa chọn không bỏ mặc nhóm, vì tôi rất coi trọng tinh thần đồng đội. Mặc dù trải nghiệm đó đem lại nhiều mệt mỏi, thế nhưng đây là thử thách mà tôi đã vượt qua để từ đó nắm bắt thành công sau khi tốt nghiệp. ”

Các dạng chương trình thực tập

Chương trình thực tập, PwC

Thời gian: 1-3 tháng

Ivan Au – “Chương trình thực tập thường kéo dài từ một tháng đến ba tháng. Trong khoảng thời gian đó, thực tập sinh tìm hiểu về văn hóa công ty, mở rộng quan hệ qua việc gặp gỡ nhiều người từ các lĩnh vực khác nhau. Thực tập sinh có cơ hội nhận được lời mời làm việc chính thức nếu để lại ấn tượng tốt cho công ty về khả năng làm việc.”

Chương trình học nghề, PwC

Thời gian: 10 tháng

“Chương trình học nghề thường kéo dài khoảng 10 tháng, nằm trong chương trình giáo dục của sinh viên, cho các bạn kinh nghiệm thực tế tại nơi làm việc ngay từ khi còn học tại trường đại học. Đây là thỏa thuận giữa ba bên gồm trường đại học, công ty và sinh viên. Tất cả các bên thỏa thuận đảm bảo sinh viên vừa có thể học vừa làm việc toàn thời gian bằng cách biến nó thành một phần của chương trình học. Về cơ bản, sinh viên sau khi tốt nghiệp có cơ hội cao nhận được lời mời ở lại làm việc.”

Chương trình đào tạo kế toán viên, HLB

Thời lượng: 12 tháng

“Chương trình dành cho những người đủ điều kiện hoặc sinh viên năm cuối với bằng cấp trong lĩnh vực thương mại/kinh doanh có học chuyên ngành kế toán. Các ứng viên trong chương trình làm việc toàn thời gian theo điều khoản hợp đồng trong khi chỉ học bán thời gian.” – Jude Lau FCPA

Chương trình nhân viên tập sự, Ngân hàng Quốc gia Úc

Thời gian: 12 tháng

“Sinh viên mới tốt nghiệp tham gia chương trình được trao cơ hội làm việc trong tổ chức lớn với thời hạn một năm. Trong khoảng thời gian đó, các bạn được trải nghiệm công việc tại các bộ phận khác nhau trong công ty. Sau khi kết thúc, dù bạn có nhận được công việc chính thức hay không thì nhờ kinh nghiệm từ chương trình, bạn cũng dễ dàng tìm được công việc ở nơi khác”. – Shaun Steenkamp CPA

Nguồn: How to run a successful internship program

Cơ hộ thực tập cho sinh viên OBU:

Những điều cần biết để chuẩn bị cho kỳ thực tập

Cơ hội làm việc với các tập đoàn lớn như Apple và Big4